Какие есть правила деловой переписки на английском языке. Узнайте, как писать деловые письма на английском без ошибок.
Зачем сегодня нужны правила деловой переписки на английском?
Век мессенджеров и соцсетей не отменил важности грамотной деловой переписки. Более того — письма по-прежнему остаются основным каналом официального общения с международными партнёрами, работодателями и клиентами.
Если вы планируете сотрудничать с компаниями из США, Великобритании или других англоязычных стран, умение писать понятные, вежливые и структурированные письма — обязательный навык.
Эта статья поможет вам разобраться в базовых принципах деловой переписки на английском:
— когда она уместна,
— что нужно учитывать,
— и как выстроить письмо так, чтобы расположить к себе получателя и создать профессиональное впечатление.
Если вы планируете сотрудничать с компаниями из США, Великобритании или других англоязычных стран, умение писать понятные, вежливые и структурированные письма — обязательный навык.
Эта статья поможет вам разобраться в базовых принципах деловой переписки на английском:
— когда она уместна,
— что нужно учитывать,
— и как выстроить письмо так, чтобы расположить к себе получателя и создать профессиональное впечатление.
Когда пригодятся навыки деловой переписки?
Правильно оформленное письмо — это ваша «одежда» в мире онлайн-коммуникации. Оно создаёт первое впечатление и определяет тон взаимодействия. Соблюдая деловой стиль, вы:
– Поздравите коллег и партнёров с праздниками;
– Напишете корректное уведомление о приёме на работу или увольнении;
– Вежливо откажетесь от предложения, сохранив отношения;
– Сделаете официальный запрос на документы или информацию;
– Направите жалобу или претензию в деловом ключе.
Это лишь малая часть задач, решаемых через email — деловая переписка охватывает десятки форматов: от Enquiry Letter (запрос информации) до Complaint Letter (жалоба) или Acceptance Letter (подтверждение предложения).
Чтобы глубже погрузиться в каждый вид писем, понадобятся отдельные разборы, но в этом материале мы сосредоточимся на главном — универсальных правилах, которые сделают вашу переписку профессиональной, уместной и убедительной.
– Поздравите коллег и партнёров с праздниками;
– Напишете корректное уведомление о приёме на работу или увольнении;
– Вежливо откажетесь от предложения, сохранив отношения;
– Сделаете официальный запрос на документы или информацию;
– Направите жалобу или претензию в деловом ключе.
Это лишь малая часть задач, решаемых через email — деловая переписка охватывает десятки форматов: от Enquiry Letter (запрос информации) до Complaint Letter (жалоба) или Acceptance Letter (подтверждение предложения).
Чтобы глубже погрузиться в каждый вид писем, понадобятся отдельные разборы, но в этом материале мы сосредоточимся на главном — универсальных правилах, которые сделают вашу переписку профессиональной, уместной и убедительной.
Основные виды деловых писем
В современном мире бизнес давно перестал иметь границы. Даже небольшим компаниям всё чаще приходится общаться с партнёрами, подрядчиками и клиентами из других стран — а универсальным языком этой коммуникации стал английский.
Поэтому умение грамотно вести деловую переписку на английском — не просто навык, а конкурентное преимущество. Оно открывает новые возможности: от поиска международных партнёров до выхода на зарубежные рынки и заключения серьёзных контрактов.
Поэтому умение грамотно вести деловую переписку на английском — не просто навык, а конкурентное преимущество. Оно открывает новые возможности: от поиска международных партнёров до выхода на зарубежные рынки и заключения серьёзных контрактов.
Письмо-предложение или Commercial Offer
Основная цель такого письма – предложить товар, услугу. Это обычная процедура в бизнес-кругах, когда компания намерена вызвать интерес у потенциального партнера. Commercial offer содержит условия, предложения о сотрудничестве.
Основная цель такого письма – предложить товар, услугу. Это обычная процедура в бизнес-кругах, когда компания намерена вызвать интерес у потенциального партнера. Commercial offer содержит условия, предложения о сотрудничестве.
Письмо-заявление или Application Letter
Среди большого разнообразия деловых писем часто встречаются Application letters. Их составляют для разных целей: получения новой должности, поступления в ВУЗ, начисления стипендии. Application letter не имеет жестких рамок и всегда пишется в произвольной форме. Оно может содержать рекламу товара, предложение сотрудничества или приглашение на личную встречу с целью обсудить срочные вопросы.
Среди большого разнообразия деловых писем часто встречаются Application letters. Их составляют для разных целей: получения новой должности, поступления в ВУЗ, начисления стипендии. Application letter не имеет жестких рамок и всегда пишется в произвольной форме. Оно может содержать рекламу товара, предложение сотрудничества или приглашение на личную встречу с целью обсудить срочные вопросы.
Письмо-жалоба или Letter of Complaint
Второе название – письмо-рекламация. Например, клиент остался недоволен качеством товара и требует компенсацию. Базовые правила делового письма на английском, а также правильно подобранные слова сыграют решающую роль при рассмотрении. Важно быть прямолинейными, но сохранять тактичность.
Письмо-извинение или Letter of Apology
В ответ на жалобу компания, которая выпустила товар посредственного качества, отправляет клиенту Letter of apology. Документ содержит в себе извинения в письменном виде, возможную компенсацию.
В ответ на жалобу компания, которая выпустила товар посредственного качества, отправляет клиенту Letter of apology. Документ содержит в себе извинения в письменном виде, возможную компенсацию.
Письмо-запрос или Request letter / Enquiry Letter
Название письма говорит о том, что отправитель хочет получить ответ на какой-то вопрос. При составлении документа отправитель старается сделать его максимально кратким. А также указывает контактные данные (телефон, электронная почта) для получения быстрого ответа.
Название письма говорит о том, что отправитель хочет получить ответ на какой-то вопрос. При составлении документа отправитель старается сделать его максимально кратким. А также указывает контактные данные (телефон, электронная почта) для получения быстрого ответа.
Письмо-подтверждение или Acceptance letter
Как правильно писать бизнес письма на английском, когда речь идет об Acceptance letter? Компании отправляют их вслед за посылкой, пакетом документов, чтобы клиент подтвердил получение. Они действуют как квитанция, демонстрируют признательность, уважение.
Рекомендательное письмо или Letter of Recommendation
При трудоустройстве в престижную компанию важно отправить CV на английском, дополнить его рекомендательным письмом. Современные правила написания делового письма на английском языке сделают его грамотным и лаконичным. В написании принимает участие прежний работодатель или коллега.
При трудоустройстве в престижную компанию важно отправить CV на английском, дополнить его рекомендательным письмом. Современные правила написания делового письма на английском языке сделают его грамотным и лаконичным. В написании принимает участие прежний работодатель или коллега.
Письмо-благодарность или Thank-you Letter
Как начать деловое письмо на английском, если хочется поблагодарить клиента за крупный заказ, а гостиницу – за быстрое подтверждение бронирования, сыгравшее решающую роль в получении визы? Одного «спасибо» недостаточно – письмо начинается с обращения к клиенту или представителю компании, затем идет текст письма с благодарностью, надеждой на дальнейшую плодотворную работу.
Как начать деловое письмо на английском, если хочется поблагодарить клиента за крупный заказ, а гостиницу – за быстрое подтверждение бронирования, сыгравшее решающую роль в получении визы? Одного «спасибо» недостаточно – письмо начинается с обращения к клиенту или представителю компании, затем идет текст письма с благодарностью, надеждой на дальнейшую плодотворную работу.
Как написать деловое письмо, используя английский – разбираем структуру
Деловое письмо – документ, который составляется по четкой структуре. Согласитесь, мы никогда не пишем приветствие в конце письма, а заключение в начале, не начинаем переписку с подписи или ссылки. В большинстве стран мира люди используют одну и ту же структуру в бизнес-переписке – этому их учат репетиторы бизнес английского онлайн. Как написать деловое письмо на английском, не нарушая структуру и соблюдая правильный тон? Давайте разбираться.
Шапка
Шапка или Heading – это верхняя часть, в которой указывают два адреса – отправителя и получателя. Первый пишут вверху слева, второй ниже адреса отправителя. Формат написания – от меньшего к большему. То есть, сначала указываем имя, фамилию, затем номер дома с улицей, город. Если речь идет о переписке по e-mail, вверху вводится адрес емейл. Следите за правильностью, ведь если в адресе не будет всего одной цифры, адресат не получит письмо.
Тема
Письмо начинается с темы, публикуемой в строке вверху. В теме следует указать важные детали, но не более 7 слов. Чтобы акцентировать внимание адресата, выделить его среди большого количества другой корреспонденции, можно написать в теме слово, привлекающее внимание. Например, Urgent (Срочно!), Please read this letter (Пожалуйста, прочитайте письмо). Чтобы подчеркнуть важность, используйте High Importance.
Приветствие, обращение
Правила деловой переписки на английском языке предполагают правильное обращение. Когда письмо адресовано женщине, используйте Ms (госпожа), или Mr при общении с лицами мужского пола. После обращения важно поставить запятую, в Северной Америке предпочтительнее двоеточие.
Деловое письмо – документ, который составляется по четкой структуре. Согласитесь, мы никогда не пишем приветствие в конце письма, а заключение в начале, не начинаем переписку с подписи или ссылки. В большинстве стран мира люди используют одну и ту же структуру в бизнес-переписке – этому их учат репетиторы бизнес английского онлайн. Как написать деловое письмо на английском, не нарушая структуру и соблюдая правильный тон? Давайте разбираться.
Шапка
Шапка или Heading – это верхняя часть, в которой указывают два адреса – отправителя и получателя. Первый пишут вверху слева, второй ниже адреса отправителя. Формат написания – от меньшего к большему. То есть, сначала указываем имя, фамилию, затем номер дома с улицей, город. Если речь идет о переписке по e-mail, вверху вводится адрес емейл. Следите за правильностью, ведь если в адресе не будет всего одной цифры, адресат не получит письмо.
Тема
Письмо начинается с темы, публикуемой в строке вверху. В теме следует указать важные детали, но не более 7 слов. Чтобы акцентировать внимание адресата, выделить его среди большого количества другой корреспонденции, можно написать в теме слово, привлекающее внимание. Например, Urgent (Срочно!), Please read this letter (Пожалуйста, прочитайте письмо). Чтобы подчеркнуть важность, используйте High Importance.
Приветствие, обращение
Правила деловой переписки на английском языке предполагают правильное обращение. Когда письмо адресовано женщине, используйте Ms (госпожа), или Mr при общении с лицами мужского пола. После обращения важно поставить запятую, в Северной Америке предпочтительнее двоеточие.
Основное содержание
Давайте выясним, как писать деловое письмо на английском после приветствия. В зависимости от вида документа, вступление начинается со слов благодарности. После вступления, состоящего из 1-2 предложений, нужно сформулировать основную мысль. Текст желательно разделить на несколько абзацев для лучшего восприятия информации.
Заключение
В финальном абзаце правила деловой переписки на английском рекомендуют сделать небольшое напоминание или сосредоточиться на том, что запрос является срочным. Не забудьте поблагодарить собеседника за прочтение письма и оказанное внимание и указать, каких действий вы ждете от собеседника.
В финальном абзаце правила деловой переписки на английском рекомендуют сделать небольшое напоминание или сосредоточиться на том, что запрос является срочным. Не забудьте поблагодарить собеседника за прочтение письма и оказанное внимание и указать, каких действий вы ждете от собеседника.
Подпись
Если уже готова большая часть Formal letter, как писать завершение? Как правило, используется фраза-клише Sincerely yours. Если в приветствии использовались знаки препинания, запятая ставится после завершающей фразы-клише. В противном случае, мы просто пишем Sincerely yours Mr Wayne.
Если уже готова большая часть Formal letter, как писать завершение? Как правило, используется фраза-клише Sincerely yours. Если в приветствии использовались знаки препинания, запятая ставится после завершающей фразы-клише. В противном случае, мы просто пишем Sincerely yours Mr Wayne.
Приложения
Если вы делаете клиенту коммерческое предложение, правила написания делового письма на английском языке рекомендуют дополнить его так называемым Enclosures (Приложения). Это листовки, буклеты и другие полезные материалы. Благодаря таким элементам, вы сможете визуализировать свое предложение и «разгрузить» письмо.
Как закончить деловое письмо на английском и сообщить клиенту, что в нем есть Enclosures? В левом нижнем углу напишите Enc, Encl или полное слово Enclosures.
Обязательные правила написания бизнес-писем
Правила делового письма на английском исключают использование грубых слов и негатива, панибратства, отсутствие цели письма. Во избежание непонимания, придерживайтесь простых, но важных правил общения. Рекомендации касаются не только переписки, но и отправки коммерческих предложений. Как писать письма, чтобы адресат вас правильно понял?
Тема соответствует содержанию
Писать обо всем и ни о чем – распространенная ошибка. Если в теме указано «Кровати под заказ», не нужно рассказывать о преимуществах покупки кухни, шкафа-купе, предлагать мягкие игрушки, услуги садовника. Также не стоит писать длинные, запутанные письма.
Обращение по имени
Если вы обошли стороной тему, как начать деловое письмо на английском, не обращаетесь к потенциальному партнеру по имени, клиент вряд ли дочитает письмо до конца. Более того, он не осилит и половины, ведь с самого начала переписка не привлекла его внимание. Поздоровайтесь, поблагодарите за уделенное внимание и сразу перейдите к главной теме, без «воды» и двусмысленных фраз.
Не начинайте письмо с негатива
Одно из табу любой деловой переписки – начинать общение с грубости и негатива. Иначе у вашего клиента или партнера возникнет мгновенная аллергия на переписку с вами. И человек перестанет открывать любые ваши сообщения, даже если обладает невероятной сдержанностью.
Никогда не начинайте письмо с таких выражений:
Придерживайтесь стандартного формата
Ключевое отличие деловой переписки от неформальной – строгие нормынаписания. Играя с заголовками, форматированием, используя нестандартный шрифт, вы вряд ли выделитесь на фоне других. Письмо не будет выглядеть оригинальным, но укажет на несерьезность ваших намерений.
Не панибратствуйте
Запомните, как правильно писать бизнес письма на английском – вы сразу найдете общий язык с партнерами. Использование фраз Hey, bro, What’s up, best regards применимо только в неформальной переписке. В деловом общении они недопустимы. Даже если письма адресованы Мистеру Моргану в Великобританию каждую неделю, это не делает его вашим close friend.
Всегда указывайте цель письма
Формулировка цели письма должна соответствовать его содержанию. Уже с первых секунд прочтения клиент должен четко понимать, о чем пойдет речь. Указание цели экономит время, позволяет оценить содержание и принять верное решение.
Поблагодарите получателя
Уважайте время, не лейте «воду» и сразу переходите к сути. Всегда заканчивайте переписку каким-то запросом и благодарностью за уделенное время, покупку. Так вы повышаете лояльность адресата, подчеркиваете ваши исключительные отношения.
Если вы делаете клиенту коммерческое предложение, правила написания делового письма на английском языке рекомендуют дополнить его так называемым Enclosures (Приложения). Это листовки, буклеты и другие полезные материалы. Благодаря таким элементам, вы сможете визуализировать свое предложение и «разгрузить» письмо.
Как закончить деловое письмо на английском и сообщить клиенту, что в нем есть Enclosures? В левом нижнем углу напишите Enc, Encl или полное слово Enclosures.
Обязательные правила написания бизнес-писем
Правила делового письма на английском исключают использование грубых слов и негатива, панибратства, отсутствие цели письма. Во избежание непонимания, придерживайтесь простых, но важных правил общения. Рекомендации касаются не только переписки, но и отправки коммерческих предложений. Как писать письма, чтобы адресат вас правильно понял?
Тема соответствует содержанию
Писать обо всем и ни о чем – распространенная ошибка. Если в теме указано «Кровати под заказ», не нужно рассказывать о преимуществах покупки кухни, шкафа-купе, предлагать мягкие игрушки, услуги садовника. Также не стоит писать длинные, запутанные письма.
Обращение по имени
Если вы обошли стороной тему, как начать деловое письмо на английском, не обращаетесь к потенциальному партнеру по имени, клиент вряд ли дочитает письмо до конца. Более того, он не осилит и половины, ведь с самого начала переписка не привлекла его внимание. Поздоровайтесь, поблагодарите за уделенное внимание и сразу перейдите к главной теме, без «воды» и двусмысленных фраз.
Не начинайте письмо с негатива
Одно из табу любой деловой переписки – начинать общение с грубости и негатива. Иначе у вашего клиента или партнера возникнет мгновенная аллергия на переписку с вами. И человек перестанет открывать любые ваши сообщения, даже если обладает невероятной сдержанностью.
Никогда не начинайте письмо с таких выражений:
- Unfortunately – к сожалению
- I am afraid that – Я боюсь, что
- We regret to inform that – К сожалению, мы вынуждены сообщить, что
- I am sorry to inform you that – Простите, но я вынужден сообщить…
Придерживайтесь стандартного формата
Ключевое отличие деловой переписки от неформальной – строгие нормынаписания. Играя с заголовками, форматированием, используя нестандартный шрифт, вы вряд ли выделитесь на фоне других. Письмо не будет выглядеть оригинальным, но укажет на несерьезность ваших намерений.
Не панибратствуйте
Запомните, как правильно писать бизнес письма на английском – вы сразу найдете общий язык с партнерами. Использование фраз Hey, bro, What’s up, best regards применимо только в неформальной переписке. В деловом общении они недопустимы. Даже если письма адресованы Мистеру Моргану в Великобританию каждую неделю, это не делает его вашим close friend.
Всегда указывайте цель письма
Формулировка цели письма должна соответствовать его содержанию. Уже с первых секунд прочтения клиент должен четко понимать, о чем пойдет речь. Указание цели экономит время, позволяет оценить содержание и принять верное решение.
Поблагодарите получателя
Уважайте время, не лейте «воду» и сразу переходите к сути. Всегда заканчивайте переписку каким-то запросом и благодарностью за уделенное время, покупку. Так вы повышаете лояльность адресата, подчеркиваете ваши исключительные отношения.