Блог

Как правильно написать деловое письмо на английском: основные тонкости и правила

Какие есть правила деловой переписки на английском языке. Узнайте, как писать деловые письма на английском без ошибок.

Зачем сегодня нужны правила деловой переписки на английском?

Век мессенджеров и соцсетей не отменил важности грамотной деловой переписки. Более того — письма по-прежнему остаются основным каналом официального общения с международными партнёрами, работодателями и клиентами.

Если вы планируете сотрудничать с компаниями из США, Великобритании или других англоязычных стран, умение писать понятные, вежливые и структурированные письма — обязательный навык.

Эта статья поможет вам разобраться в базовых принципах деловой переписки на английском:

— когда она уместна,

— что нужно учитывать,

— и как выстроить письмо так, чтобы расположить к себе получателя и создать профессиональное впечатление.

Когда пригодятся навыки деловой переписки?

Правильно оформленное письмо — это ваша «одежда» в мире онлайн-коммуникации. Оно создаёт первое впечатление и определяет тон взаимодействия. Соблюдая деловой стиль, вы:

– Поздравите коллег и партнёров с праздниками;

– Напишете корректное уведомление о приёме на работу или увольнении;

– Вежливо откажетесь от предложения, сохранив отношения;

– Сделаете официальный запрос на документы или информацию;

– Направите жалобу или претензию в деловом ключе.

Это лишь малая часть задач, решаемых через email — деловая переписка охватывает десятки форматов: от Enquiry Letter (запрос информации) до Complaint Letter (жалоба) или Acceptance Letter (подтверждение предложения).

Чтобы глубже погрузиться в каждый вид писем, понадобятся отдельные разборы, но в этом материале мы сосредоточимся на главном — универсальных правилах, которые сделают вашу переписку профессиональной, уместной и убедительной.
Основные виды деловых писем
В современном мире бизнес давно перестал иметь границы. Даже небольшим компаниям всё чаще приходится общаться с партнёрами, подрядчиками и клиентами из других стран — а универсальным языком этой коммуникации стал английский.

Поэтому умение грамотно вести деловую переписку на английском — не просто навык, а конкурентное преимущество. Оно открывает новые возможности: от поиска международных партнёров до выхода на зарубежные рынки и заключения серьёзных контрактов.
Письмо-предложение или Commercial Offer

Основная цель такого письма – предложить товар, услугу. Это обычная процедура в бизнес-кругах, когда компания намерена вызвать интерес у потенциального партнера. Commercial offer содержит условия, предложения о сотрудничестве.
Пример письма на английском
Перевод на русский
Mr. Daniel Cooper General Manager Soft Course 4567 Golden Street Fresno, California StanleyCo Ltd 9034 Cooper Street Fresno, California USA, 90345 October 30, 2021
От: г-н Дэниэл Купер, генеральный директор Софт Курс 4567 Голден стрит, Фресно, Калифорния Кому: СтенлиКо Лтд 9034 Купер стрит, Фресно, Калифорния, США 90345 30 октября 2021 года
Dear Sirs, Our company Soft Course is quite new in the region, it was established last year, but in spite of this, we have already proved to be professionals and have a number of good reviews. We offer qualified services in software maintenance at reasonable prices. This month we have a special offer for you and your office equipment with a good discount. For more information, you may call 555-55-55. With respect, Daniel Cooper, General Manager
Уважаемые господа! Наша компания «Софт Плюс» существует не так давно, она была основана в прошлом году, но несмотря на это мы уже зарекомендовали себя как профессионалы и имеем ряд хороших отзывов. Мы предлагаем квалифицированные услуги по обслуживанию программного обеспечения по разумным ценам. В этом месяце у нас есть для Вас и Вашего офиса особое предложение с хорошей скидкой. Для получения дополнительной информации звоните по телефону 555-55-55 С уважением, Дэниэл Купер, Генеральный директор
Письмо-заявление или Application Letter

Среди большого разнообразия деловых писем часто встречаются Application letters. Их составляют для разных целей: получения новой должности, поступления в ВУЗ, начисления стипендии. Application letter не имеет жестких рамок и всегда пишется в произвольной форме. Оно может содержать рекламу товара, предложение сотрудничества или приглашение на личную встречу с целью обсудить срочные вопросы.
Пример письма на английском
Перевод на русский
Dear Mr. /Ms________ (name of the concerned person), Your company has been our valuable customer for the past_________(mention years/period). Your approach towards business is very professional and we never encountered any problems all these years. We are sending a few business proposals related to………………(give details) on ……………….(annual/ quarterly/monthly) contract basis. Please go through them and make a final decision. All our various plans are devised in such a manner that they will be cheaper in the long run. We have introduced several new models of ………………(name of the product) this year. You have a wide choice to choose from as per your requirement. We hope you will make the right choice. We thank you very much for continuing business with us and hope it will be done similarly in the coming years. We assure you of our best services always. Looking forward to hearing from you, Yours Sincerely, ___________ (Your name)
Уважаемый г-н / г-жа ________ (имя заинтересованного лица), Ваша компания была нашим ценным клиентом в течение последних _________ (укажите годы / период). Ваш подход к бизнесу очень профессиональный, и за все эти годы мы ни разу не столкнулись с какими-либо проблемами. Мы отправляем несколько деловых предложений, связанных с ……………… (укажите подробности) на ………………. (годовой / квартальный / ежемесячный) договор. Пожалуйста, ознакомьтесь с ними и примите окончательное решение. Все наши различные планы составлены таким образом, что в конечном итоге они будут дешевле. В этом году мы представили несколько новых моделей ……………… (название продукта). У вас есть широкий выбор в соответствии с вашими требованиями. Надеемся, вы сделаете правильный выбор. Мы благодарим вас за продолжение сотрудничества с нами и надеемся, что в ближайшие годы оно будет продолжаться аналогичным образом. Мы всегда заверяем вас в наших лучших услугах. С нетерпением жду Вашего ответного письма, Искренне Ваш, ___________ (Ваше имя)

Письмо-жалоба или Letter of Complaint

Второе название – письмо-рекламация. Например, клиент остался недоволен качеством товара и требует компенсацию. Базовые правила делового письма на английском, а также правильно подобранные слова сыграют решающую роль при рассмотрении. Важно быть прямолинейными, но сохранять тактичность.
Пример письма на английском
Перевод на русский
Dear Sirs, I regret to inform you that yesterday I got my new TV set which was delivered by your delivery service. The package was undamaged so I signed all documents and paid the rest of the sum. But when I unpacked it I found several scratches on the front panel. I would like you to replace the item or give me back my money. Please let me know your decision within 2 days. Kind regards, Signature
Господа, С сожалением сообщаю вам, что вчера я получил(а) свой новый телевизор, доставленный вашей службой доставки. Посылка не была повреждена, поэтому я подписал(а) все документы и оплатил(а) оставшуюся сумму. Но при распаковке обнаружил(а) на лицевой панели несколько царапин. Я хочу, чтобы вы заменили товар или вернули мне мои деньги. Пожалуйста, дайте мне знать о вашем решении в течение 2 дней. С уважением, Подпись
Письмо-извинение или Letter of Apology

В ответ на жалобу компания, которая выпустила товар посредственного качества, отправляет клиенту Letter of apology. Документ содержит в себе извинения в письменном виде, возможную компенсацию.
Пример письма на английском
Перевод на русский
Dear Mr. …, We have received your letter of June 12 about the shipment of wrong equipment. Please accept our apologies for the inconvenience. The equipment you ordered has been shipped today. In this letter, we have enclosed a discount coupon for seven percent off your next purchase. In addition, we have also deducted the cost of shipping. Let me say again how much we regret any inconvenience. We look forward to serving you in the future. Yours sincerely, Signature
Уважаемый господин / госпожа …, Мы получили Ваше письмо 12 июня о поставке не того оборудования. Приносим свои извинения за неудобства. Оборудование, которое вы заказали, было отправлено сегодня. В это письмо мы вложили купон на скидку в размере семи процентов от вашей следующей покупки. Кроме того, мы вычли стоимость доставки. Еще раз хочу сказать, что мы сожалеем о доставленных неудобствах. Мы с нетерпением ждем возможности служить вам в будущем. Искренне Ваш, Подпись
Письмо-запрос или Request letter / Enquiry Letter

Название письма говорит о том, что отправитель хочет получить ответ на какой-то вопрос. При составлении документа отправитель старается сделать его максимально кратким. А также указывает контактные данные (телефон, электронная почта) для получения быстрого ответа.
Пример письма на английском
Перевод на русский
Baisy Clifford 3400 Chelsey Road Quantico, FU 78451 Stanley Brothers 6539 71th Street Los Ángeles, LA 84733 27th January 2005 Dear Sir, We have seen your advertisement in the Business Weekly Journal, and we shall appreciate it if you will send us a more detailed description of your cameras. We would also like to know the discounts that you provide. Our company specializes in distributing cameras in Italy. For your information, we may add that our company was established five years ago. If your goods meet our requirements, and we receive a favorable offer, we will be able to represent your cameras in Eastern Europe. We are looking forward to your reply. Yours faithfully, R.Stenley Export-Import Manager
Бейзи Клиффорд 3400 Chelsey Road Куантико, FU 78451 Братья Стенли 6539 71-я улица Лос-Анджелес, LA 84733 27 января 2005 г. Уважаемый(ая), Мы видели вашу рекламу в Business Weekly Journal и будем признательны, если вы пришлете нам более подробное описание своих фотоаппаратов. Мы также хотели бы знать, какие скидки вы предоставляете. Наша компания специализируется на продаже фотоаппаратов в Италии. Для Вашего сведения добавим, что наша компания была основана пять лет назад. Если ваш товар будет соответствовать нашим требованиям, и мы получим выгодное предложение, мы сможем представить ваши фотоаппараты в Восточной Европе. Ждем вашего ответа. Искренне Ваш, Р. Стенли Менеджер по экспорту-импорту

Письмо-подтверждение или Acceptance letter

Как правильно писать бизнес письма на английском, когда речь идет об Acceptance letter? Компании отправляют их вслед за посылкой, пакетом документов, чтобы клиент подтвердил получение. Они действуют как квитанция, демонстрируют признательность, уважение.
Пример письма на английском
Перевод на русский
R. Hendricks, Marketing Manager, Highsmith & Co, Ltd., 12 Maidstone, Kent Dear Mr. Hendricks, Thank you for your letter of 16th September concerning the receipt of our latest catalog for 2011-2012. We wish to confirm the arrangement whereby Mr. Brown of your company will visit us in Maidstone towards the end of the month for business consultation. We wish to assure you that Mr. Brown will be considered our guest within the time of his visit. Sincerely yours, B. Johnson, Managing Director
Р. Хендрикс, Менеджер по маркетингу, Highsmith & Co, Ltd., 12 Мейдстон, Кент Уважаемый мистер Хендрикс, Благодарим Вас за письмо от 16 сентября по поводу получения нашего последнего каталога за 2011-2012 годы. Мы хотим подтвердить договоренность, согласно которой г-н Браун из вашей компании посетит нас в Мейдстоне в конце месяца для бизнес-консультации. Мы хотим заверить вас, что господин Браун будет считаться нашим гостем во время его визита. Искренне Ваш, Б. Джонсон, Управляющий
Рекомендательное письмо или Letter of Recommendation

При трудоустройстве в престижную компанию важно отправить CV на английском, дополнить его рекомендательным письмом. Современные правила написания делового письма на английском языке сделают его грамотным и лаконичным. В написании принимает участие прежний работодатель или коллега.
Пример письма на английском
Перевод на русский
December 2, 2009 To whom it may concern, I had the privilege of having Kristen Matsalla as my summer intern from May-August 2009 at Rosewood Park Alliance Church. Her main responsibility was as Day Camp Coordinator. In that role, she had many responsibilities. She had administrative tasks like processing registrations, dealing with expenses, organizing kids and leaders into groups, and more. Kristen coordinated and planned each day’s activities, program, and the overall decor of each area. She provided leadership to the kids and volunteers. She was involved in the recruitment and training of our volunteers as well. We had a total of 60+ volunteers and 135+ kids during our Day Camps. Kristen is someone who is highly motivated and takes the initiative to do what needs to get done. She has the confidence to lead and along with that people respect and follow her lead. She is great with kids of all ages as she is able to create a great balance between friend and leader. She takes her responsibilities seriously. I never had to wonder if she would do what was required of her and she always did what was needed with excellence! She is highly trustworthy and reliable. I have worked with many people over the years and Kristen is someone I would love the opportunity to work with again. She would be an asset to any team. Feel free to contact me in regards to Kristen, as you look to hire. Sincerely, Children’s Pastor Rosewood Park Alliance Church 306-543-8233 ext 236
2 декабря 2009 г. Для предъявления по месту требования, Я имел(а) честь иметь Кристен Мацалла в качестве стажера с мая по август 2009 года в церкви Rosewood Park Alliance. Её основная ответственность заключалась в координировании дневного лагеря. В этой роли у нее было много обязанностей. У нее были административные задачи. Например, обработка регистраций, работа с расходами, организация детей и лидеров в группы и многое другое. Кристен координировала и планировала ежедневные мероприятия, программу и общий декор каждой зоны. Она руководила детьми и волонтерами. Она также участвовала в наборе и обучении наших волонтеров. Во время наших дневных лагерей у нас было в общей сложности более 60 волонтеров и более 135 детей. Кристен очень мотивирована и берет на себя инициативу делать то, что необходимо. Она уверена, что ведет за собой, и люди уважают ее лидерство и следуют ей. Она отлично ладит с детьми всех возрастов, поскольку умеет находить идеальный баланс между другом и лидером. Она серьезно относится к своим обязанностям. Мне никогда не приходилось задаваться вопросом, сделает ли она то, что от нее требуется, и она всегда делала то, что было необходимо, с превосходством! Она очень надежная и заслуживающая доверия. Я работал(а) со многими людьми на протяжении многих лет, и Кристен – это тот человек, с которым я хотел бы снова поработать. Она будет активом для любой команды. Не стесняйтесь обращаться ко мне по поводу Кристен, когда вы собираетесь нанять. Искренне, Детский пастор Церковь Rosewood Park Alliance 306-543-8233 доб 236
Письмо-благодарность или Thank-you Letter

Как начать деловое письмо на английском, если хочется поблагодарить клиента за крупный заказ, а гостиницу – за быстрое подтверждение бронирования, сыгравшее решающую роль в получении визы? Одного «спасибо» недостаточно – письмо начинается с обращения к клиенту или представителю компании, затем идет текст письма с благодарностью, надеждой на дальнейшую плодотворную работу.
Пример письма на английском
Перевод на русский
Amy Chan (111) 789-3456 amy.chan@email.com 20-Sep-21 Dear Hiring Manager, As a recent graduate of Innovation University with a B.A. in journalism and communications, I believe I am an excellent candidate for the Journalist role at Flagship News. I am passionate about providing readers accurate and detailed information in an engaging format. I want to bring that passion to the renowned newsroom floor at Flagship News. While attending Innovation University, I spent all four years on the staff of the Innovation University Citizen and two years as its Editor in Chief. Under my leadership, our paper won the ABC Award for Best College Newspaper in the state for two years in a row. We also saved Innovation University $1M by uncovering a tuition scam as well as increased the IU Citizen’s off-campus circulation by 25%. In addition to launching the online version of the IU Citizen, I held two positions in electronic media while in school. I was the head copywriter for the Innovation University monthly podcast, and I wrote all of the Freshman News section of our school’s Facebook Page. Since graduating, I have continued to assist with the podcast and have written several op-ed pieces published in the Flagship News. Thank you for taking the time to review my attached resume and writing samples. I am confident that I can hit the ground running as a Journalist at Flagship News and immediately provide quality, in-depth reporting. I look forward to talking with you about this opportunity. Sincerely, Amy Chan
Эми Чан (111) 789-3456 amy.chan@email.com 20 сентября 21 Уважаемый менеджер по найму, Как недавняя выпускница Инновационного университета со степенью бакалавра искусств в журналистике и коммуникациях я считаю себя отличным кандидатом на роль журналиста в Flagship News. Я с энтузиазмом отношусь к тому, чтобы предоставлять читателям точную и подробную информацию в увлекательном формате. Я хочу передать эту страсть в известную новостную службу Flagship News. Во время учебы в Инновационном университете я провела все четыре года в штате Innovation University Citizen и два года в качестве главного редактора. Под моим руководством наша газета два года подряд выигрывала премию ABC в номинации «Лучшая газета колледжа штата». Мы также сэкономили Innovation University 1 миллион долларов, раскрыв мошенничество с платой за обучение, а также увеличили варианты обращений за пределами кампуса IU Citizen на 25%. Помимо запуска онлайн-версии IU Citizen, в школе я занимала две должности в электронных СМИ. Я была главной копирайтеркой ежемесячного подкаста Innovation University и написала все разделы новостей первокурсников на странице нашей школы в Facebook. После выпуска я продолжала помогать с подкастами и написала несколько статей, опубликованных в Flagship News. Спасибо, что нашли время, чтобы просмотреть мое резюме и образцы текстов. Я уверена, что смогу сразу приступить к работе в качестве журналиста Flagship News и предоставить качественный и подробный репортаж. Я с нетерпением жду возможности поговорить с вами об этой возможности. Искренне, Эми Чан
Как написать деловое письмо, используя английский – разбираем структуру

Деловое письмо – документ, который составляется по четкой структуре. Согласитесь, мы никогда не пишем приветствие в конце письма, а заключение в начале, не начинаем переписку с подписи или ссылки. В большинстве стран мира люди используют одну и ту же структуру в бизнес-переписке – этому их учат репетиторы бизнес английского онлайн. Как написать деловое письмо на английском, не нарушая структуру и соблюдая правильный тон? Давайте разбираться.

Шапка

Шапка или Heading – это верхняя часть, в которой указывают два адреса – отправителя и получателя. Первый пишут вверху слева, второй ниже адреса отправителя. Формат написания – от меньшего к большему. То есть, сначала указываем имя, фамилию, затем номер дома с улицей, город. Если речь идет о переписке по e-mail, вверху вводится адрес емейл. Следите за правильностью, ведь если в адресе не будет всего одной цифры, адресат не получит письмо.

Тема

Письмо начинается с темы, публикуемой в строке вверху. В теме следует указать важные детали, но не более 7 слов. Чтобы акцентировать внимание адресата, выделить его среди большого количества другой корреспонденции, можно написать в теме слово, привлекающее внимание. Например, Urgent (Срочно!), Please read this letter (Пожалуйста, прочитайте письмо). Чтобы подчеркнуть важность, используйте High Importance.

Приветствие, обращение

Правила деловой переписки на английском языке предполагают правильное обращение. Когда письмо адресовано женщине, используйте Ms (госпожа), или Mr при общении с лицами мужского пола. После обращения важно поставить запятую, в Северной Америке предпочтительнее двоеточие.
Как поздороваться
Комментарий
Dear Mr. Wayne,
Когда пишем письмо мужчин
Dear Ms. Wayne,
Когда обращаемся к женщине (подходит для замужних и незамужних девушек)
Dear Sir or Madam,
Если вы не знаете, кто именно будет отвечать на письмо
To whom it may concern
Актуально для корпоративной деловой переписки

Основное содержание

Давайте выясним, как писать деловое письмо на английском после приветствия. В зависимости от вида документа, вступление начинается со слов благодарности. После вступления, состоящего из 1-2 предложений, нужно сформулировать основную мысль. Текст желательно разделить на несколько абзацев для лучшего восприятия информации.
Пример на английском
Перевод
Thank you for your prompt response
Спасибо за быстрый ответ
I am writing to you regarding…
I am writing to you regarding…
Following last month’s presentation, I have decided to write to you…
После презентации в прошлом месяце я решил(а) написать вам…
With reference to your advertisement in Business Weekly Journal could you please send me a more detailed description of your monitors. I would also like to know about discounts that you provide.
Со ссылкой на ваше объявление в деловом еженедельнике, не могли бы вы прислать мне более подробное описание ваших мониторов. Я также хотел(а) бы знать о скидках, которые вы предоставляете.
Заключение

В финальном абзаце правила деловой переписки на английском рекомендуют сделать небольшое напоминание или сосредоточиться на том, что запрос является срочным. Не забудьте поблагодарить собеседника за прочтение письма и оказанное внимание и указать, каких действий вы ждете от собеседника.
Пример на английском
Перевод
Looking forward to your messageThank you for your prompt response
Жду сообщения от вас
Looking forward to your reply
Жду ответа от вас
Don’t hesitate to contact me back if you have any questions
Не стесняйтесь обращаться ко мне, если у вас есть вопросы
Подпись

Если уже готова большая часть Formal letter, как писать завершение? Как правило, используется фраза-клише Sincerely yours. Если в приветствии использовались знаки препинания, запятая ставится после завершающей фразы-клише. В противном случае, мы просто пишем Sincerely yours Mr Wayne.
Пример на английском
Перевод
Yours faithfully…
С уважением…
Very truly yours
Искренне ваш…
Cordially yours
Сердечно ваш (если пишем старому знакомому)
Приложения

Если вы делаете клиенту коммерческое предложение, правила написания делового письма на английском языке рекомендуют дополнить его так называемым Enclosures (Приложения). Это листовки, буклеты и другие полезные материалы. Благодаря таким элементам, вы сможете визуализировать свое предложение и «разгрузить» письмо.

Как закончить деловое письмо на английском и сообщить клиенту, что в нем есть Enclosures? В левом нижнем углу напишите Enc, Encl или полное слово Enclosures.

Обязательные правила написания бизнес-писем

Правила делового письма на английском исключают использование грубых слов и негатива, панибратства, отсутствие цели письма. Во избежание непонимания, придерживайтесь простых, но важных правил общения. Рекомендации касаются не только переписки, но и отправки коммерческих предложений. Как писать письма, чтобы адресат вас правильно понял?

Тема соответствует содержанию

Писать обо всем и ни о чем – распространенная ошибка. Если в теме указано «Кровати под заказ», не нужно рассказывать о преимуществах покупки кухни, шкафа-купе, предлагать мягкие игрушки, услуги садовника. Также не стоит писать длинные, запутанные письма.

Обращение по имени

Если вы обошли стороной тему, как начать деловое письмо на английском, не обращаетесь к потенциальному партнеру по имени, клиент вряд ли дочитает письмо до конца. Более того, он не осилит и половины, ведь с самого начала переписка не привлекла его внимание. Поздоровайтесь, поблагодарите за уделенное внимание и сразу перейдите к главной теме, без «воды» и двусмысленных фраз.

Не начинайте письмо с негатива

Одно из табу любой деловой переписки – начинать общение с грубости и негатива. Иначе у вашего клиента или партнера возникнет мгновенная аллергия на переписку с вами. И человек перестанет открывать любые ваши сообщения, даже если обладает невероятной сдержанностью.

Никогда не начинайте письмо с таких выражений:

  • Unfortunately – к сожалению
  • I am afraid that – Я боюсь, что
  • We regret to inform that – К сожалению, мы вынуждены сообщить, что
  • I am sorry to inform you that – Простите, но я вынужден сообщить…

Придерживайтесь стандартного формата

Ключевое отличие деловой переписки от неформальной – строгие нормынаписания. Играя с заголовками, форматированием, используя нестандартный шрифт, вы вряд ли выделитесь на фоне других. Письмо не будет выглядеть оригинальным, но укажет на несерьезность ваших намерений.

Не панибратствуйте

Запомните, как правильно писать бизнес письма на английском – вы сразу найдете общий язык с партнерами. Использование фраз Hey, bro, What’s up, best regards применимо только в неформальной переписке. В деловом общении они недопустимы. Даже если письма адресованы Мистеру Моргану в Великобританию каждую неделю, это не делает его вашим close friend.

Всегда указывайте цель письма

Формулировка цели письма должна соответствовать его содержанию. Уже с первых секунд прочтения клиент должен четко понимать, о чем пойдет речь. Указание цели экономит время, позволяет оценить содержание и принять верное решение.

Поблагодарите получателя

Уважайте время, не лейте «воду» и сразу переходите к сути. Всегда заканчивайте переписку каким-то запросом и благодарностью за уделенное время, покупку. Так вы повышаете лояльность адресата, подчеркиваете ваши исключительные отношения.